QUÉ ES EL REGISTRO DE ACTIVIDADES
El artículo 30 del Reglamento General de Protección de Datos (UE) 2016/679 establece que “cada responsable y, en su caso, su representante llevará un registro de las actividades de tratamiento efectuadas bajo su responsabilidad”.
La realización de este registro servirá a cada responsable o encargado para responder a lo expuesto en el considerando 82 del citado Reglamento, que afirma que “todos los responsables y encargados están obligados a cooperar con la autoridad de control y a poner a su disposición, previa solicitud, dichos registros, de modo que puedan servir para supervisar las operaciones de tratamiento”.
Con este objetivo, en este documento se detallan todas y cada una de las actividades de tratamiento de datos realizadas por el
Responsable del Tratamiento.
Dichas Actividades de Tratamiento pueden ser de diferentes tipos:
Actividades Propias:
Aquellas Actividades de tratamientos de Datos de las que se es responsable, decidiendo sobre los datos que se recaban, las formas de procesarlos y almacenarlos, así como las finalidades de uso previstas.
Actividades por Encargo:
Aquellas Actividades de tratamientos de Datos de las que no se es responsable directo, sino que se tratan los datos bajo las directrices de un tercero. Generalmente corresponden a aquellas actividades relacionadas con prestaciones de servicios realizadas a terceros. En estos casos, la organización actuará como Encargado del Tratamiento de Datos.
Actividades por Sub–encargo:
Aquellas Actividades de tratamientos de Datos de las que un Encargado del Tratamiento, bajo la supervisión de un Responsable del Tratamiento, subencarga a un tercero el tratamiento de los datos para llevar a cabo un servicio solicitado por el Responsable. En estos casos, la organización actuará como Sub-encargado del Tratamiento de Datos.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
El artículo 4.7 del Reglamento General de Protección de Datos (UE) 2016/679 establece que el «responsable del tratamiento» o
«responsable» es la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que, solo o junto con otros, determine los fines y medios del tratamiento; si el Derecho de la Unión o de los Estados miembros determina los fines y medios del tratamiento, el responsable del tratamiento o los criterios específicos para su nombramiento podrá establecerlos el Derecho de la Unión o de los Estados miembros.
A este respecto, a continuación, se detalla la identificación del responsable/s del tratamiento de datos: Alfer Ingeniería Gestión y Servicios, S.L (CIF B-40239568)
C/ Almendros, 1 local
40002 Segovia (Segovia)
Teléfono: 921 460 439
Email: info@alferingenieria.com
Web: https://www.alferingenieria.es/
REGISTRO DE ACTIVIDADES PROPIAS
CONSULTAS WEBSITE | |
Descripción | Gestión y respuestas a las consultas recibidas a través del formulario de contacto de la web de la organización |
Bases jurídicas | Consentimiento explícito del interesado |
Finalidades | Respuesta a consultas recibidas a través del formulario electrónico de la web |
Categorías de datos y colectivos | Contactos web (Datos identificativos) |
Procedencia de datos | El propio interesado o su representante legal |
Categoría de destinatarios | No están previstas |
Transferencia internacional | No están previstas |
Plazo de conservación | Durante un plazo de 1 año a partir de la última confirmación de interés |
Entidad responsable | Alfer Ingeniería Gestión y Servicios, S.L (B-40239568) |
Ejercicio de derechos | Responsable: Alfer Ingeniería Gestión y Servicios, S.L Dirección: C/ Almendros, 1 local. 40002, Segovia (Segovia), España Teléfono: 921 460 439 E–mail: info@alferingenieria.com Página web: https://www.alferingenieria.es/ |
Medias de seguridad | MEDIDAS DE SEGURIDAD El RGPD instaura un sistema de protección de datos basado en la responsabilidad proactiva. Los responsables deben establecer las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado en función de los riesgos detectados en el análisis previo. Dicho de otra forma, los riesgos asociados a cada tratamiento será lo que determine las medidas de seguridad a implementar. ¿Cuáles son esas medidas de seguridad? ¿Existe una lista de medidas concretas o podemos decidir nosotros las que queremos aplicar? El RGPD indica que las medidas de seguridad deberán ser proporcionales y adecuadas al riesgo detectado. Pero hay algunas medidas mínimas de seguridad que nos propone si los tratamientos que realizamos no entrañan riesgos elevados. Es decir, si no tratamos datos especialmente protegidos. MEDIDAS ORGANIZATIVAS Deber de confidencialidad y secreto Debe impedirse el acceso a datos personales de personas no autorizadas. Para ello intenta no dejar los datos personales expuestos a terceros (pantallas electrónicas desatendidas, documentos en papel en zonas de acceso público, soportes con datos personales, etc.). Esto incluye las pantallas que se utilicen para la visualización de imágenes del sistema de videovigilancia. Cuando se ausente del puesto de trabajo, se procederá al bloqueo de la pantalla o al cierre de la sesión. Los documentos en papel y soportes electrónicos se almacenarán en lugar seguro (armarios o estancias de acceso restringido) durante las 24 horas del día. No se desecharán documentos o soportes electrónicos (cd, pen drives, discos duros, etc.) con datos personales sin garantizar su destrucción. No se comunicarán datos personales o cualquier información personal a terceros. Ni divulgarse datos personales protegidos durante las consultas telefónicas, correos electrónicos, etc. El deber de secreto y confidencialidad persiste incluso cuando finalice la relación laboral del trabajador con la empresa. Derechos de los titulares de los datos Previa presentación de su documento nacional de identidad o pasaporte, los titulares de los datos personales (interesados) podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición. El responsable del tratamiento deberá responder a los interesados lo antes posible. En caso de ejercicio del derecho de acceso se facilitará a los interesados: lista de los datos personales de que disponga junto con la finalidad para la que han sido recogidos, identidad de los destinatarios de los datos, plazos de conservación e identidad del responsable ante el que solicitar la rectificación, supresión y oposición al tratamiento de los datos. En caso de solicitarse la rectificación se modificarán los datos de los interesados que fueran inexactos o incompletos atendiendo a los fines del tratamiento. Cuando se solicite la supresión , se suprimirán los datos de los interesados cuando los interesados manifiesten su negativa u oposición al consentimiento para el tratamiento de sus datos y no exista deber legal que lo impida. |
Violaciones de seguridad de datos
Cuando se produzcan violaciones de seguridad de datos personales, como, por ejemplo, el robo o acceso indebido a los datos personales, se notificará a la Agencia Española de Protección de Datos en 72 horas desde que de dichas violaciones de seguridad tuvieron lugar.
Y debe añadirse toda la información necesaria para la aclaración de los hechos que produjeron el acceso indebido a los datos personales.
La notificación se realizará por medios electrónicos a través de la sede electrónica de la Agencia Española de Protección de Datos en la dirección: https://sedeagpd.gob.es
MEDIDAS TÉCNICAS Identificación de usuarios
Cuando el mismo ordenador o dispositivo se utilice para el tratamiento de datos personales y fines de uso personal se recomienda disponer de varios per les o usuarios distintos para cada una de las finalidades.
Es importante separar los usos personales y profesionales del ordenador.
Una recomendación es tener per les con derechos de administración para la instalación y configuración del sistema y usuarios sin derechos de administración o privilegios para el acceso a los datos personales. Esta medida evitará que en caso de ataque de ciberseguridad puedan obtenerse privilegios de acceso o modificar el sistema operativo.
Se garantizará la existencia de contraseñas para el acceso a los datos personales almacenados en sistemas electrónicos. Las contraseñas deben mezclar números y letras, teniendo al menos 8 caracteres.
Deber de salvaguarda
Actualización de dispositivos y ordenadores. Los ordenadores y dispositivos usados para el almacenamiento y el tratamiento de los datos personales deberán mantenerse actualizados en la media posible.
Malware: Se dispondrá de un sistema de antivirus en los ordenadores y dispositivos donde se realice el tratamiento automatizado de los datos personales que garantice la protección de la información y datos personales. Este sistema deberá actualizarse periódicamente.
Cortafuegos o firewall: Deberá existir de un firewall activado en aquellos ordenadores y dispositivos en los que se realice el almacenamiento y/o tratamiento de datos personales para evitar accesos remotos indebidos a esos datos.
Cifrado de datos: En caso de que sea necesario sacar los datos personales fuera del recinto donde se realiza su tratamiento, ya sea por medios físicos o por medios electrónicos, se deberá valorar la posibilidad de usar un proceso de encriptación para garantizar la confidencialidad de los datos personales en caso de acceso indebido a la información.
Copia de seguridad: Se efectuará de forma periódica una copia de seguridad en un segundo soporte distinto del que se utiliza para el trabajo diario. La copia se almacenará en lugar seguro, distinto de aquél en que esté ubicado el ordenador con los cheros originales, con el n de permitir, en caso de pérdida de la información, la recuperación de los datos personales.
RESUMEN
MEDIDAS PARA GARANTIZAR LA CONFIDENCIALIDAD
Formalización de compromisos de confidencialidad y secreto profesional con todo el personal que interviene en los sistemas de información
Formalización de compromisos de confidencialidad y secreto profesional con todos los prestadores de servicios externalizados
Gestión y asignación de privilegios de accesos limitados y restringidos
Archivadores y áreas de archivo protegidas con sistemas que limiten y controlen el acceso
Cifrado de la información
Anonimización de la información
MEDIDAS PARA GARANTIZAR LA INTEGRIDAD
Instalación de antivirus y antispam
Uso de cortafuegos
Métodos seguros de autenticación
Gestión de contraseñas robustas, confidenciales y con cambios periódicos
MEDIDAS PARA GARANTIZAR LA DISPONIBILIDAD Y RESILIENCIA DE LOS SISTEMAS Y SERVICIOS DE TRATAMIENTO
Copias de seguridad periódicas en recursos distintos de los sistemas de información
Copias de seguridad en ubicaciones distintas de los sistemas de información
Verificación de periódica de las copias de seguridad Duplicidad de servicios de tecnología de la información Plan de continuidad de negocio
MEDIDAS PARA GARANTIZAR LA PROACTIVIDAD EN LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y CUMPLIMIENTO NORMATIVO
Nombramiento de un DPD Auditorías periódicas
Análisis de riesgos técnicos y organizativos
Análisis de riesgos de cumplimiento normativo
Procedimientos para la gestión de incidencias y brechas de seguridad
CONTABILIDAD, FISCALIDAD Y TESORERÍA | |
Descripción | Gestión contable, financiera y cumplimiento de las obligaciones tributarias de la organización |
Bases jurídicas | Obligación jurídica del Responsable del Tratamiento |
Finalidades | Gestión de clientes/proveedores, contable, fiscal y administrativa |
Categorías de datos y colectivos | Clientes (Datos identificativos; Económicos, financieros y de seguros; Transacciones de bienes y servicios). Proveedores (Datos identificativos; Económicos, financieros y de seguros; Transacciones de bienes y servicios) |
Procedencia de datos | El propio interesado o su representante legal |
Categoría de destinatarios | Administración Tributaria; Bancos, cajas de ahorros y cajas rurales |
Transferencia internacional | No están previstas |
Plazo de conservación | Durante un plazo de 5 años a partir de la última confirmación de interés |
Entidad responsable | Alfer Ingeniería Gestión y Servicios, S.L (B-40239568) |
Ejercicio de derechos | Responsable: Alfer Ingeniería Gestión y Servicios, S.L Dirección: C/ Almendros, 1 local. 40002, Segovia (Segovia), España Teléfono: 921 460 439 E–mail: info@alferingenieria.com Página web: https://www.alferingenieria.es/ |
Medidas de seguridad | Mismas medidas que la actividad Consultas Website |
CONTROL DE ACCESO Y REGISTRO DE HORARIO | |
Descripción | Gestión de la entrada de empelados a las o cinas comprobando su identificación y registrando jornada laboral |
Bases jurídicas | (Art. 6.1.c RGPD) Cumplimiento de obligaciones legales del Responsable del Tratamiento |
Finalidades | Control de presencia laboral |
Categorías de datos y colectivos | Empleados (Datos identificativos) |
Procedencia de datos | El propio interesado o su representante legal |
Categoría de destinatarios | Administración pública con competencia en la materia |
Transferencia internacional | No están previstas |
Plazo de conservación | Durante un plazo de 5 años a partir de la última confirmación de interés |
Entidad responsable | Alfer Ingeniería Gestión y Servicios, S.L (B-40239568) |
Ejercicio de derechos | Responsable: Alfer Ingeniería Gestión y Servicios, S.L Dirección: C/ Almendros, 1 local. 40002, Segovia (Segovia), España Teléfono: 921 460 439 E–mail: info@alferingenieria.com Página web: https://www.alferingenieria.es/ |
Medidas de seguridad | Mismas medidas que la actividad Consultas Website |
GESTIÓN DE CLIENTES | |
Descripción | Gestión de personas y contactos que adquieren productos o servicios de la organización, ventas, presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, devoluciones, cobros y contacto comercial |
Bases jurídicas | Consentimiento explícito del interesado; Existencia de una relación contractual con el interesado mediante contrato o precontrato |
Finalidades | Contacto y actividades comerciales con clientes; Marketing, publicidad y prospección comercial |
Categorías de datos y colectivos | Clientes (Datos identificativos; Económicos, financieros y de seguros; Transacciones de bienes y servicios) |
Procedencia de datos | El propio interesado o su representante legal |
Categoría de destinatarios | Administración Tributaria; Bancos, cajas de ahorros y cajas rurales |
Transferencia internacional | No están previstas |
Plazo de conservación | Durante un plazo de 5 años a partir de la última confirmación de interés |
Entidad responsable | Alfer Ingeniería Gestión y Servicios, S.L (B-40239568) |
Ejercicio de derechos | Responsable: Alfer Ingeniería Gestión y Servicios, S.L Dirección: C/ Almendros, 1 local. 40002, Segovia (Segovia), España Teléfono: 921 460 439 E–mail: info@alferingenieria.com Página web: https://www.alferingenieria.es/ |
Medidas de seguridad | Mismas medidas que la actividad Consultas Website |
PÁGINA WEB | |
Descripción | Gestión de blog, portafolio, ecommerce, web profesional o corporativa con tratamiento de datos personales |
Bases jurídicas | (Art. 6.1.a RGPD) Consentimiento del interesado |
Finalidades | Comercio electrónico; Contacto y actividades comerciales con clientes; Gestión de usuarios web; Gestión y respuestas a las consultas recibidas a través del formulario de contacto de la web; Uso de cookies no necesarias; Tratamiento de datos personales procedentes del uso de una web |
Categorías de datos y colectivos | Contactos web (Datos identificativos). Clientes Ecommerce (Datos identificativos; Económicos, financieros y de seguros; Transacciones de bienes y servicios) |
Procedencia de datos | El propio interesado o su representante legal |
Categoría de destinatarios | No están previstas |
Transferencia internacional | No están previstas |
Plazo de conservación | Durante un plazo de 1 año a partir de la última confirmación de interés |
Entidad responsable | Alfer Ingeniería Gestión y Servicios, S.L (B-40239568) |
Ejercicio de derechos | Responsable: Alfer Ingeniería Gestión y Servicios, S.L Dirección: C/ Almendros, 1 local. 40002, Segovia (Segovia), España Teléfono: 921 460 439 E–mail: info@alferingenieria.com Página web: https://www.alferingenieria.es/ |
PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES | |
Descripción | Gestión en materia de riesgos laborales y vigilancia de la salud de los empleados. |
Bases jurídicas | Obligación jurídica del Responsable del Tratamiento; Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de prevención de Riesgos Laborales |
Finalidades | Prevención de riesgos laborales |
Categorías de datos y colectivos | Empleados (Datos identificativos; Características personales; Detalles de empleo) |
Procedencia de datos | El propio interesado o su representante legal |
Categoría de destinatarios | Organismos de la Seguridad Social; Mutualidades; Entidad de gestión de riesgos laborales |
Transferencia internacional | No están previstas |
Plazo de conservación | Durante un plazo de 10 años a partir de la última confirmación de interés |
Entidad responsable | Alfer Ingeniería Gestión y Servicios, S.L (B-40239568) |
Ejercicio de derechos | Responsable: Alfer Ingeniería Gestión y Servicios, S.L Dirección: C/ Almendros, 1 local. 40002, Segovia (Segovia), España Teléfono: 921 460 439 E–mail: info@alferingenieria.com Página web: https://www.alferingenieria.es/ |
Medidas de seguridad | Mismas medidas que la actividad Consultas Website |
PROTECCIÓN DE DATOS | |
Descripción | Gestiones necesarias para la adecuación y cumplimiento de la normativa de protección de datos y demostrar la responsabilidad proactiva |
Bases jurídicas | Obligación jurídica del Responsable del Tratamiento |
Finalidades | Protección de Datos y privacidad de la información |
Categorías de datos y colectivos | Empleados (Datos identificativos; Detalles de empleo) |
Procedencia de datos | El propio interesado o su representante legal |
Categoría de destinatarios | Administración pública con competencia en la materia; Agencia Española de Protección de Datos |
Transferencia internacional | No están previstas |
Plazo de conservación | Durante un plazo de 5 años a partir de la última confirmación de interés |
Entidad responsable | Alfer Ingeniería Gestión y Servicios, S.L (B-40239568) |
Ejercicio de derechos | Responsable: Alfer Ingeniería Gestión y Servicios, S.L Dirección: C/ Almendros, 1 local. 40002, Segovia (Segovia), España Teléfono: 921 460 439 E–mail: info@alferingenieria.com Página web: https://www.alferingenieria.es/ |
Medidas de seguridad | Mismas medidas que la actividad Consultas Website |
REDES SOCIALES | |
Descripción | Gestión de seguidores de la organización a través de las redes sociales |
Bases jurídicas | (Art. 6.1.a RGPD) Consentimiento del interesado |
Finalidades | Compartir información en Redes Sociales |
Categorías de datos y colectivos | Seguidores (Datos identificativos) |
Procedencia de datos | El propio interesado o su representante legal |
Categoría de destinatarios | Entidades prestadoras de servicios de redes sociales |
Transferencia internacional | No están previstas |
Plazo de conservación | Mientras no se solicite su supresión por el interesado |
Entidad responsable | Alfer Ingeniería Gestión y Servicios, S.L (B-40239568) |
Ejercicio de derechos | Responsable: Alfer Ingeniería Gestión y Servicios, S.L Dirección: C/ Almendros, 1 local. 40002, Segovia (Segovia), España Teléfono: 921 460 439 E–mail: info@alferingenieria.com Página web: https://www.alferingenieria.es/ |
Medidas de seguridad | Mismas medidas que la actividad Consultas Website |
REGISTRO HORARIO | |
Descripción | Control de presencia laboral así como de la jornada de trabajo |
Bases jurídicas | (Art. 6.1.c RGPD) Cumplimiento de obligaciones legales del Responsable del Tratamiento |
Finalidades | Control de presencia laboral; Supervisión y control laboral |
Categorías de datos y colectivos | Empleados (Datos identificativos) |
Procedencia de datos | El propio interesado o su representante legal |
Categoría de destinatarios | No están previstas |
Transferencia internacional | No están previstas |
Plazo de conservación | Durante un plazo de 5 años a partir de la última confirmación de interés |
Entidad responsable | Alfer Ingeniería Gestión y Servicios, S.L (B-40239568) |
Ejercicio de derechos | Responsable: Alfer Ingeniería Gestión y Servicios, S.L Dirección: C/ Almendros, 1 local. 40002, Segovia (Segovia), España Teléfono: 921 460 439 E–mail: info@alferingenieria.com Página web: https://www.alferingenieria.es/ |
VIDEOVIGILANCIA | |
Descripción | Videovigilancia |
Bases jurídicas | (Art. 22 LOPD/GDD) Tratamientos de imágenes de sistemas de cámaras o videocámaras para preservar la seguridad de las personas, bienes e instalaciones; (Art. 6.1.f RGPD) Interés legítimo del Responsable del Tratamiento o de terceros |
Finalidades | Seguridad; Supervisión y control laboral; Videovigilancia; Garantizar la seguridad de personas, bienes e instalaciones |
Categorías de datos y colectivos | Empleados (Datos identificativos). Visitas (Datos identificativos) |
Procedencia de datos | El propio interesado o su representante legal |
Categoría de destinatarios | Fuerzas y cuerpos de seguridad |
Transferencia internacional | No están previstas |
Plazo de conservación | Durante un plazo de 1 mes a partir de la última confirmación de interés. 30 días |
Entidad responsable | Alfer Ingeniería Gestión y Servicios, S.L (B-40239568) |
Ejercicio de derechos | Responsable: Alfer Ingeniería Gestión y Servicios, S.L Dirección: C/ Almendros, 1 local. 40002, Segovia (Segovia), España Teléfono: 921 460 439 E–mail: info@alferingenieria.com Página web: https://www.alferingenieria.es/ |